Ulkomaankaupan Agenttiliiton r.y.:n säännöt ja agenttietiikka

1 §

Yhdistyksen nimi on ULKOMAANKAUPAN AGENTTILIITTO r.y., ruotsiksi UTRIKESHANDELNS AGENTFÖRBUND I FINLAND r.f. 
Sen kotipaikka on Helsingin kaupunki.

2 §

Liiton ovat perustaneet Helsingin Agenttiyhdistys r.y. – Agentföreningen i Helsingfors r.f., Suomalaiset Agentit r.y. ja Hedelmäagenttien Yhdistys – Fruktagent-föreningen r.y. r.f. tarkoituksenaan luoda liitosta yhdysside maamme ulkomaankaupan alalla toimivien agenttien välille, valvoa heidän taloudellisia ja muita yhteisiä etujaan sekä työskennellä hyvän agenttihengen ja terveiden liikeperiaatteiden kehittämiseksi, sekä tässä tarkoituksessa järjestää jäsenilleen yhteisiä neuvottelutilaisuuksia, lähettää kirjallisia tiedotuksia ja toimistonsa välityksellä antaa jäsenilleen kaikkia alaa koskevia neuvoja.

Liitto voi toimintansa tehostamiseksi perustaa jaostoja jäsentensä keskuuteen eri alojen etujen valvomista varten. Samoin voidaan perustaa epäitsenäisiä paikallisosastoja sellaisille paikkakunnille, joilla on tätä varten riittävästi jäseniä. Sekä jaostot että paikallisosastot voivat laatia toimintaansa varten ohjesääntöjä, jotka kuitenkin voimaan tullakseen on liiton hallituksen vahvistettava.

3 §

Jäseneksi liittoon pääsee suomalainen rekisteröity yhdistys, oikeuskelpoinen yhteisö tai yksityinen agentti, jonka liiton hallitus kirjallisen hakemuksen perusteella hyväksyy jäseneksi.

Liiton jäseneksi hyväksytyn, 1 momentissa mainitun rekisteröidyn yhdistyksen jäseninä silloin olevat tai yhdistykseen myöhemmin jäseniksi hyväksytyt yhteisöt tai yksityiset agentit voivat tulla myös liiton jäseniksi tehtyään liitolle erikoisen kirjallisen ilmoituksen aikomuksestaan liittyä liittoon.

Kunniajäseneksi liitto voi vuosikokouksessa kutsua henkilön, joka on erityisesti ansioitunut liiton toiminnassa taikka muutoin erityisen huomattavasti edistänyt liiton pyrkimyksiä.

Liitto voi ottaa kannattaja- tai lahjoittajajäsenekseen yhteisön tai yksityisen henkilön, joka liiketoiminnassaan joutuu kosketukseen liiton jäsenten kanssa ja joka sitoutuu suorittamaan vuosikokouksen jäsenelle vahvistaman jäsenmaksun. Kannattaja- ja lahjoittajajäsenen hyväksyy liiton hallitus.

4 §

Liiton jäsenten tulee toiminnassaan noudattaa liiton periaatteita sekä liiton tai sen elinten näiden sääntöjen mukaisesti tekemiä päätöksiä ynnä osoittaa lojaalisuutta niin hyvin liittoa kuin myös ammattiveljiään, asiakkaitaan ja päämiehiään kohtaan.

Jos jäsen loukkaa näitä velvollisuuksia, liiton hallitus voi antaa hänelle varoituksen tai erottaa hänet liitosta. Jos joku tahtoo saattaa hallituksen tietoon, että jäsen on loukannut sanottuja velvollisuuksiaan, hänen on tehtävä se kirjallisesti ja samalla esitettävä asianmukaiset perustelut.

Jäsen voi erota liitosta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka suullisesti liiton kokouksen pöytäkirjaan.

Erotettu tai eronnut jäsen suorittaa liitolle vuosimaksun eroamisvuodelta.

5 §

Ennen 4 §:n 2 momentissa tarkoitetun päätöksen tekemistä hallituksen on annettava asianomaiselle jäsenelle tarkka tieto siitä, mitä häntä vastaan on esitetty, ja kehotettava häntä asetetussa kohtuullisessa määräajassa antamaan kirjallinen selityksensä uhalla, että asia muutoin voidaan ratkaista häntä enempää kuulematta.

Erottamispäätöksen voimaantulo edellyttää, että kaksi kolmannesta hallituksen kaikista jäsenistä sitä kannattaa.

Jos jäsen on tyytymätön hallituksen päätökseen hänen erottamisestaan, hän voi viikon kuluessa siitä, kun hallituksen päätös annettiin hänelle tiedoksi, kirjallisesti ilmoittaa tyytymättömyytensä hallitukselle. Tällöin hallituksen on alistettava asia liiton seuraavalle kokoukselle, jonka päätös on lopullinen.

Edellä tässä pykälässä sanottu ei koske erottamispäätöstä, jonka perusteena on liitolle tulevien maksujen laiminlyöminen, vaan sellaisen päätöksen hallitus voi tehdä yksinkertaisella ääntenenemmistöllä ja selitystä hankkimatta.

6 §

Liittymismaksun suuruuden sekä jäsenmaksut ja niiden suoritusajan määrää vuosikokous kalenterivuodeksi kerrallaan. Jäsenmaksujen tulee olla kaikille samaan jäsenryhmään kuuluville samansuuruinen.

7 §

Liiton asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu puheenjohtajan ja kahden varapuheenjohtajan lisäksi 8-20 jäsentä. Samasta jäsenyhteisöstä älköön valittako useampia kuin yksi henkilö, ellei vuosikokous toisin päätä. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään yksi puheenjohtajista ja kolmannes jäsenistä on saapuvilla.

Puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat valitaan kalenterivuodeksi. Hallituksen jäsenten toimikausi, joka alkaa vaalia seuraavan kalenterivuoden alusta, on kolme kalenterivuotta.

Hallitukseen on kuuluttava jäseniä liiton jokaisesta jaostosta.

8 §

Hallitus ottaa tarvittaessa toimitusjohtajan ja harkintansa mukaan muutakin henkilökuntaa liiton hallintoa hoitamaan, sopii heidän kanssaan palkkaus- tai vastaavista ehdoista ja vahvistaa tarvittaessa heille yleisiä ohjeita.

9 §

Liiton nimen kirjoittaa liiton puheenjohtaja ja jompikumpi varapuheenjohtaja yhdessä tai joku mainituista puheenjohtajista yhdessä toimitusjohtajan kanssa. Hallitus voi kuitenkin määrätä toimitusjohtajan yksinkin kirjoittamaan liiton nimen.

10 §

Liiton tilit päätetään kalenterivuosittain.

Liiton tilit on jätettävä tilintarkastajille ennen helmikuun 15 päivää.

Tilintarkastajain tulee ennen maaliskuun 1 päivää antaa hallitukselle tarkastuskertomuksensa.

11 §

Liitto pitää kaksi varsinaista kokousta vuodessa, vuosikokouksen joulukuussa ja kevätkokouksen maaliskuussa. Jäsen joka tahtoo esittää jonkun asian kokouksen käsiteltäväksi, tehköön siitä kirjallisen ilmoituksen hallitukselle vähintään 30 päivää ennen kokousta.

Vuosikokouksessa

vahvistetaan hallituksen jäsenten lukumäärä;
valitaan puheenjohtaja ja kaksi varapuheenjohtajaa sekä hallituksen muut varsinaiset jäsenet, kuten 7 §:ssä edellytetään;
valitaan kaksi tilintarkastajaa ja heille kaksi varamiestä;
määrätään vuosimaksu ja niiden suorittamisaika sekä liittymismaksut;
vahvistetaan tulo ja menoarvio;
käsitellään ne asiat, jotka hallitus tai liiton jäsen edellä mainitussa järjestyksessä on kokouksen käsiteltäväksi esittänyt.
Kevätkokouksessa

esitetään vuosikertomus, tilikertomus ja tilintarkastajain lausunto;
päätetään hallituksen tili- ja vastuuvapaudesta;
käsitellään ne asiat, jotka hallitus tai liiton jäsen edellä mainitussa järjestyksessä on kokouksen käsiteltäväksi esittänyt.
Kutsu liiton kokoukseen on viimeistään 10 päivää ennen kokousta lähetettävä kaikille liiton jäsenille kirjeissä, jossa mainitaan käsiteltävät asiat.

Ylimääräinen kokous kutsutaan koolle samalla tavalla kuin varsinaiset kokouksetkin, kun hallitus katsoo sen tarpeelliseksi tai kun vähintään 25 % liiton jäsenistä sitä vaatii.

12 §

Kaikissa liiton kokouksissa toimitettavissa äänestyksissä ja vaaleissa on äänioikeus ainoastaan liittoon kuuluvalla yhteisöllä tai yksityisellä agentilla, kullakin yksi ääni. Yhteisön puolesta saa äänestää ainoastaan henkilö, joka kirjoittaa yhteisön toiminimen.

Äänestykset ja vaalit toimitetaan suljetuilla lipuilla, jos vähintään kaksi (2) jäsentä sitä vaatii. Äänten mennessä tasan ratkaisee se mielipide, jota puheenjohtaja on kannattanut.

13 §

Näiden sääntöjen muuttamiseen tarvitaan 3/4 äänten enemmistö.

14 §

Jos liitto ehdotetaan lakkautettavaksi, on sitä koskeva ehdotus tehtävä kirjallisesti ja vähintään 10 jäsenen on se allekirjoitettava. Hallituksen on se sitten oman lausuntonsa ohella esitettävä liiton kokoukselle. Jos vähintään 2/3 läsnä olevista kokouksen jäsenistä kannattaa ehdotusta, pannaan se pöydälle seuraavaan vuosikokoukseen. Jos tällöin vähintään 2/3 läsnä olevista äänivaltaisista jäsenistä kannattaa lakkauttamista, on liiton lakkauttamispäätös katsottava lopulliseksi.

15 §

Liiton omaisuus, joka mahdollisesti jää jäljelle, kun liitto lakkautetaan, jätettäköön yhdistykselle, laitokselle tai rahastolle, jonka katsotaan edistävän kotimaisen agenttikunnan kehittämistä.

AGENTTIETIIKAN SÄÄNNÖT

Liiton jäsenen tulee toiminnassaan noudattaa liiton periaatteita sekä liiton tai sen elinten sääntöjen mukaisesti tekemiä päätöksiä ynnä osoittaa lojaalisuutta niin hyvin liittoa kuin myös ammattiveljiään, asiakkaitaan ja päämiehiään kohtaan. (Sääntöjen 4 §).

Liiton hallituksen hyväksymät agenttietiikan säännöt edustuksia hankittaessa (hyväksytty hallituksen kokouksessa 29.2.1996):

Elinkeinotoiminnassa ei saa käyttää hyvän liiketavan vastaista tai muutoin toisen elinkeinonharjoittajan kannalta sopimatonta menettelyä. (Laki sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa, 1 §)

Edustusta pyydettäessä ei saa esittää tiettyä myyntimäärää tai tiettyjä kauppoja tai kyselyjä koskevia perusteettomia lupauksia.

Sellaisia edustuksia on kunnioitettava, joiden asianomainen tietää tai joiden hänen pitäisi tietää olevan toiselle Suomessa olevalle agentille annettuna. Tällaisia edustuksia ei saa pyytää.

Pyydettäessä edustusta, jonka vapaana olemisesta ei olla varmoja, on esitettävä varaus sen varalta, että edustus onkin toiselle annettuna.

Sopimattomana menettelynä pidetään sitä, että agentin palveluksessa oleva henkilö aikoessaan siirtyä toiseen liikkeeseen tai perustaa oman yrityksen hyväksyy päämiehen ehdotuksen edustuksen siirtämisestä hänelle tai tuolle toiselle liikkeelle ilman työnantajan lupaa. Vastaava sääntö koskee myös agenttiin sopimussuhteessa olevaa itsenäistä liikkeenharjoittajaa ja yritystä, jonka aikomuksena on päättää sopimussuhde agenttiin ja jatkaa agentuuritoimintaa muulla tavoin, esimerkiksi perustamansa uuden yrityksen puitteissa.
Jos jäsen loukkaa näitä sääntöjä, liiton hallitus voi antaa hänelle varoituksen tai erottaa hänet liitosta. Jos joku tahtoo saattaa hallituksen tietoon, että jäsen on loukannut sanottuja sääntöjä, hänen on tehtävä se kirjallisesti ja samalla esitettävä asianmukaiset perustelut.

Laissa sopimattomasta menettelystä elinkeinotoiminnassa (1061/78) on selostettu lain rikkomisesta aiheutuvat seuraamukset.